SPIEGAZIONE DEL FLUSSO DI PAGAMENTO POS: DALLA CASSA ALLA LIQUIDAZIONE

Comprendere le fasi iniziali del pagamento POS

Il processo di pagamento tramite POS (Point of Sale) inizia nel momento in cui un cliente sceglie di effettuare un acquisto e presenta un metodo di pagamento, in genere una carta di debito o di credito. Da quel momento, diversi attori, tra cui l'esercente, l'acquirente, il circuito della carta e l'emittente, svolgono un ruolo fondamentale nel garantire che la transazione venga elaborata in modo sicuro e rapido. Il flusso può essere suddiviso in diverse fasi critiche: checkout, autorizzazione, compensazione e saldo.

1. Avvio della transazione

Quando un cliente giunge al termine del suo percorso di acquisto, viene indirizzato al terminale POS dove viene avviata la transazione. Il metodo di pagamento può essere la strisciata della banda magnetica, l'inserimento del chip o il contatto contactless. Il terminale raccoglie i dati di pagamento codificati sulla carta del cliente, tra cui:

• Nome del titolare della carta
• Numero di carta (Numero di conto principale o PAN)
• Data di scadenza della carta
• Codice CVV o CVC

Se la carta è dotata di chip, viene eseguita una transazione EMV, aggiungendo un ulteriore livello di dati dinamici per contrastare le attività fraudolente.

2. Trasmissione all'acquirente

Una volta che il terminale ha letto i dati della carta, li crittografa e li invia alla banca acquirente (nota anche come banca dell'esercente). Questa fase avviene quasi in tempo reale tramite canali di comunicazione sicuri. La banca acquirente funge da intermediario, inoltrando la richiesta di transazione al circuito di carte corretto (ad esempio, Visa, Mastercard, American Express).

3. Instradamento attraverso la rete della carta

Il circuito della carta (o rete della carta) riceve la richiesta di autorizzazione dall'acquirer e determina quale banca emittente (la banca del cliente) è responsabile della carta. Inoltra quindi la richiesta all'emittente per l'approvazione, garantendo al contempo la conformità ai protocolli normativi e di prevenzione delle frodi.

4. Decisione dell'emittente

A questo punto, l'emittente della carta valuta la validità della transazione utilizzando una combinazione di fattori:

• Fondi disponibili sufficienti o limite di credito
• Stato della carta (segnalata come smarrita/rubata o attiva)
• Regole di sicurezza (ad esempio, inserimento del PIN o limiti di transazione)
• Storico del comportamento del conto e punteggio di frode

Se approvata, l'emittente invia un codice di autorizzazione attraverso la catena, tramite la rete, all'acquirer e infine al terminale POS. In caso di rifiuto, viene inviato un codice di errore e visualizzato un messaggio di errore appropriato.

5. Notifica al cliente

Il terminale POS riceve e visualizza l'esito. Se la transazione viene autorizzata, l'esercente procede all'emissione di una ricevuta e alla conclusione della vendita. A questo punto, la transazione è considerata approvata, ma non ancora finalizzata. Il denaro non è ancora stato trasferito.

Compensazione: Preparazione delle transazioni per il regolamento

Dopo l'autorizzazione di una transazione al terminale POS, questa entra nella fase di compensazione, il processo dietro le quinte che abbina, formatta e prepara i pagamenti per il regolamento finale. Mentre l'autorizzazione stabilisce una sospensione temporanea, la compensazione serve a scambiare formalmente informazioni dettagliate sulle transazioni tra gli istituti finanziari.

1. Elaborazione batch e compilazione dei dati

I commercianti in genere elaborano le transazioni in batch, ovvero le vendite di un giorno o di un periodo definito vengono raggruppate prima dell'invio. Il sistema POS o il gateway di pagamento le compila in un file che include i dettagli delle singole voci per ogni transazione:

• Importo e valuta della transazione
• ID e sede del commerciante
• Data e ora della vendita
• Informazioni sulla carta e codice di autorizzazione

Questo file compilato viene quindi inoltrato alla banca acquirente. Molti commercianti inviano batch giornalieri fuori dall'orario lavorativo per massimizzare l'efficienza e ridurre il carico del sistema.

2. Ruoli dell'acquirer e della rete

L'acquirer verifica la completezza e l'accuratezza dei dati delle transazioni prima di inoltrarli alla rete di carte appropriata. In questa fase, è fondamentale che i formati aderiscano alle regole e agli standard di compensazione di ciascuna rete (ad esempio, ISO 8583).

Il circuito della carta svolge un ruolo centrale nell'instradamento e nella traduzione delle informazioni in un formato interpretabile dalla banca emittente. Inoltre, appone una marca temporale sui dati per riferimento futuro, associa le commissioni e garantisce che sia l'acquirer che l'emittente siano sincronizzati in termini di importi e termini.

3. Commissioni di gestione e chargeback

Nell'ambito della compensazione, vengono calcolate le commissioni interbancarie, ovvero i costi sostenuti dai commercianti per l'accettazione dei pagamenti con carta, che vengono dedotte successivamente durante la fase di regolamento. Se una transazione viene segnalata per revisione o possibile contestazione futura, gli indicatori rilevanti (come la mancata corrispondenza AVS o la posizione sospetta) vengono documentati durante la compensazione.

4. Tempistiche e impatto sui giorni lavorativi

La compensazione non rappresenta un movimento di denaro, ma è essenziale per preparare una liquidazione accurata e senza contestazioni in seguito. Il processo può richiedere da diverse ore a un giorno intero, a seconda degli orari limite e del tipo di carta utilizzata. Ad esempio, le transazioni con carta di debito locale potrebbero essere compensate più rapidamente rispetto alle carte di credito transfrontaliere grazie alla ridotta complessità della rete e alla supervisione normativa.

5. Preparazione alla liquidazione

Una volta convalidati tutti i dati e concordati i dettagli da entrambe le parti, la transazione diventa "liquidata". La banca emittente si aspetta ora di ricevere un'istruzione finanziaria che richiede l'effettivo trasferimento di fondi, da elaborare nella fase successiva e finale: la liquidazione.

Fase finale: completamento del ciclo di pagamento POS

La fase finale del processo di pagamento POS è il liquidazione, ovvero il momento in cui il denaro passa ufficialmente di mano dalla banca emittente del titolare della carta al conto bancario dell'esercente. Mentre l'autorizzazione e la compensazione costituiscono le basi, il liquidazione completa il ciclo di transazione e fornisce liquidità all'esercente.

1. Emissione dei fondi per i trasferimenti bancari

Dopo aver ricevuto le istruzioni di liquidazione finanziaria dalla rete della carta, la banca emittente avvia il pagamento alla banca acquirente. L'importo emesso riflette il valore della transazione autorizzata, al netto delle commissioni di interscambio e di altri circuiti di carte. Questo movimento avviene tramite canali bancari consolidati, come i sistemi di clearing house automatizzata (ACH) o SWIFT, a seconda dell'area geografica e del tipo di transazione.

2. L'acquirer accredita l'esercente

Dopo aver ricevuto i fondi, l'acquirer deposita l'importo finale sul conto aziendale dell'esercente. Ciò avviene in genere su base T+1 o T+2, ovvero uno o due giorni lavorativi dopo la data della transazione, sebbene questo possa variare a seconda di:

• Accordo di transazione dell'esercente
• Tipo di carta (debito o credito)
• Posizione geografica
• Profilo di rischio e cronologia delle transazioni

3. Reporting e riconciliazione

Gli esercenti ricevono report di transazione che dettagliano le vendite lorde, i rimborsi, gli storni di addebito e le commissioni dedotte durante la fase di compensazione. Una riconciliazione accurata è fondamentale per abbinare le vendite ai depositi. Molte aziende utilizzano software di contabilità integrati con il POS o il gateway di pagamento per semplificare questo processo e identificare rapidamente le incongruenze.

4. Gestione delle eccezioni

A volte, le transazioni potrebbero non essere regolate come previsto a causa di:

• Fondi insufficienti sul conto del titolare della carta
• Transazioni fraudolente o contestate
• Discordanze tecniche tra i dati di compensazione e quelli di autorizzazione

Questi casi vengono segnalati tramite meccanismi formali di risoluzione delle controversie, con addebiti di storno avviati in base alle regole del circuito della carta per proteggere i consumatori e garantire l'equità degli esercenti.

5. Trasparenza e fiducia

L'efficienza e l'affidabilità della fase di regolamento sono fondamentali per mantenere la fiducia tra tutte le parti. Gli esercenti fanno affidamento su depositi tempestivi, gli acquirenti dipendono da una rendicontazione accurata e i titolari di carta si aspettano chiarezza negli estratti conto. Con la crescita delle transazioni digitali, garantire un processo di regolamento fluido aiuta a ridurre al minimo gli addebiti di storno, a ridurre le frodi e a costruire una fiducia finanziaria a lungo termine tra gli esercenti e i loro clienti.